Buchhaltungsmemo für Unternehmer (US GAAP)

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeigt die Leistung des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum (in der Regel das laufende Jahr).

• Der Bruttogewinn ist gleich den Umsatzerlösen abzüglich der Kosten der verkauften Waren.

• Betriebskosten (OPEX) umfassen Verwaltung, Vertrieb und F&E Gehälter sowie Miete und Nebenkosten, sonstige Kosten, Versicherungen, … alles, was über die Kosten der verkauften Produkte hinausgeht.

Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der Finanzen des Unternehmens zu einem bestimmten Datum (im Gegensatz zur Gewinn- und Verlustrechnung, die eine Analyse über einen bestimmten Zeitraum darstellt)

• Das Vermögen stellt das Vermögen des Unternehmens dar, also die Dinge, die es besitzt. Das Anlagevermögen umfasst Gebäude und Büros, das Umlaufvermögen umfasst Bankkonten und Bargeld. Ein Kunde, der Geld schuldet, ist ein Vermögenswert. Ein Mitarbeiter ist kein Vermögenswert.

• Verbindlichkeiten sind Verpflichtungen aus vergangenen Ereignissen, die das Unternehmen in der Zukunft zu begleichen hat (Rechnungen von Versorgungsunternehmen, Schulden, unbezahlte Lieferanten).

• Das Eigenkapital ist der Betrag der von den Eigentümern (Gründern oder Aktionären) eingebrachten Mittel oder Anteilseigner) plus zuvor einbehaltene Gewinne (oder Verluste).

  Jedes Jahr werden die Nettogewinne (oder -verluste) in den Gewinnrücklagen ausgewiesen.

Das, was man besitzt (ein Vermögenswert), wurde durch Schulden finanziert, um es zu tilgen (Verbindlichkeiten) oder durch Eigenkapital (Gewinne, Kapital).

Es wird unterschieden zwischen dem Kauf von Vermögenswerten (z. B. einem Gebäude) und Ausgaben (z. B. Kraftstoff). Vermögenswerte haben im Laufe der Zeit einen intrinsischen Wert, während Ausgaben einen Wert haben, weil sie verbraucht werden, damit das Unternehmen “funktioniert”.

Assets = Liabilities + Equity

Kontenplan

Der Kontenplan listet alle Konten auf, unabhängig davon, ob es sich um Bilanz- oder Bilanzkonten oder GuV-Konten sind. Jede finanzielle Transaktion (z. B. eine Zahlung, eine Rechnung) wirkt sich auf Konten aus, indem sie den Wert von einem Konto (Haben) auf ein anderes Konto (Lastschrift).

Balance = Debit - Credit

Journaleinträge

Jedes Finanzdokument des Unternehmens (z. B. eine Rechnung, ein Kontoauszug, ein Gehaltsabrechnung, ein Kapitalerhöhungsvertrag) wird als Journalbuchung erfasst, die sich auf mehrere Konten auswirkt.

Damit eine Journalbuchung ausgeglichen ist, muss die Summe aller Belastungen gleich sein mit der Summe aller Gutschriften übereinstimmen.

Beispiele von Buchungen für verschiedene Transaktionen. Beispiel:

Beispiel 1: Kundenrechnung:

Erläuterung:

• Sie erwirtschaften einen Umsatz von 1.000 €

• Sie müssen eine Steuer von 90 € zahlen.

• Der Kunde schuldet 1.090 €

Konfiguration:

• Einkommen: definiert über das Produkt oder die Produktkategorie

• Forderungskonto: definiert beim Kunden

• Steuer: definiert über die in der Rechnungszeile eingestellte Steuer

Die auf der Rechnung verwendete Steuerposition kann eine Regel haben, die die das Einkommenskonto oder die auf dem Produkt definierte Steuer durch eine andere ersetzt.

Beispiel 2: Kundenzahlung:

Erläuterung:

• Ihr Kunde schuldet 1.090 € weniger

• Sie erhalten 1.090 € auf Ihr Bankkonto

Konfiguration:

• Bankkonto: definiert im entsprechenden Bankjournal

• Forderungskonto: definiert beim Kunden

Abstimmung

Die Abstimmung ist der Prozess der Verknüpfung von Journalposten eines bestimmte Kontos, Abgleich von Gutschriften und Belastungen.

Ihr Hauptzweck besteht darin, Zahlungen mit den zugehörigen Rechnungen zu verknüpfen, um bezahlte Rechnungen zu markieren und den Kundenauszug auszugleichen. Dies wird erreicht durch einen Abgleich des Kontos Debitoren.

Eine Rechnung wird als bezahlt markiert, wenn ihre Debitoren-Journalposten mit den zugehörigen Zahlungsjournalposten abgeglichen sind.

Die Abstimmung wird automatisch vom System durchgeführt, wenn:

• die Zahlung wird direkt auf der Rechnung verbucht

• die Verbindungen zwischen den Zahlungen und den Rechnungen werden bei der Bank im Abgleichprozess festgestellt

Customer Statement Example

Forderungen	Soll	Haben
Rechnung 1	100
Zahlung 1.1		70
Rechnung 2	65
Zahlung 1.2		30
Zahlung 2		65
Rechnung 3	50
Noch zu zahlen	50

Bankabstimmung

Die Bankabstimmung ist der Abgleich von Kontoauszugszeilen (die von Ihrer Bank) mit intern erfassten Transaktionen (Zahlungen an Lieferanten oder von Kunden). Für jede Zeile in einem Kontoauszug kann es sein:

mit einer zuvor erfassten Zahlung abgeglichen werden:

eine Zahlung wird registriert, wenn ein Scheck von einem Kunden eingeht, dann bei der Überprüfung des Kontoauszugs abgeglichen

als neue Zahlung erfasst:

Die Journalbuchung der Zahlung wird erstellt und abgestimmt mit der zugehörigen Rechnung bei der Verarbeitung des Kontoauszug

als weitere Transaktion erfasst:

Überweisung, Einzugsermächtigung, usw.

openAPPone sollte die meisten Transaktionen automatisch abgleichen, nur wenige davon sollten manuell überprüft werden müssen. Wenn der Bankabstimmungsprozess abgeschlossen ist, sollte der Saldo des Bankkontos in openAPPone mit dem Saldo auf dem Kontoauszug Saldo übereinstimmen.

Handhabung von Schecks

Es gibt zwei Möglichkeiten, Schecks und interne Überweisungen zu verwalten:

• Zwei Journaleinträge und eine Abstimmung

• Eine Journalbuchung und eine Bankabstimmung

Die erste Journalbuchung wird durch die Registrierung der Zahlung auf der Rechnung. Die zweite wird bei der Registrierung des Kontoauszugs erstellt.

Konto	Soll	Haben	Abstimmung
Forderungen		100	Rechnung ABC
Nicht eingezahlte Mittel	100		Scheck 0123

Konto	Soll	Haben	Abstimmung
UNicht eingezahlte Mittel		100	Scheck 0123
Bank	100

Eine Journalbuchung wird erstellt, indem die Zahlung auf der Rechnung registriert wird. Wenn Kontoauszug abzustimmen, wird die Auszugszeile mit der vorhandenen bestehenden Journalbuchung verknüpft.

Konto	Soll	Haben	Abstimmung	Auszug
Forderungen		100	Rechnung ABC
Bank	100			Auszug XYZ