Wie kann ich meinen Mailserver zum Senden und Empfangen von E-Mails in openAPPone verwenden?

Umfang dieser Dokumentation

Im Folgenden finden Sie einige nützliche Informationen, wie Sie Ihre eigene E-Mail-Lösung mit openAPPone integrieren können.

Note

Office 365 E-Mail-Server erlauben es nicht ohne weiteres, externe E-Mails von Hosts wie openAPPone zu versenden. Schauen Sie in der Dokumentation von Microsoft <https://support.office.com/en-us/article/How-to-set-up-a-multifunction-device-or-application-to-send-email-using-Office-365-69f58e99-c550-4274-ad18-c805d654b4c4>`__. Sie müssen SMTP-AUTH erlauben und ggf. den Relay (send as).

Wie man ausgehende Nachrichten verwaltet

Gehen Sie als Systemadministrator zu Einstellungen und markieren Sie Externe E-Mail-Server. Klicken Sie dann auf Ausgehender Mail-Server, um einen zu erstellen und die SMTP-Daten Ihres E-Mail-Servers zu referenzieren. Wenn Sie alle Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf Verbindung testen.

Hier sehen Sie eine typische Konfiguration für einen G Suite-Server.

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Legen Sie dann den Namen Ihrer E-Mail-Domäne in den allgemeinen Einstellungen fest.

Note

Wenn Sie die Warnung [AUTHENTICATIONFAILED] Invalid credentials (Failure) erhalten, wenn Sie Test Verbindung mit einer Google Mail-Adresse erhalten, aktivieren Sie die Option Less secure app access. Ein direkter Link kann kann hier <https://myaccount.google.com/lesssecureapps?pli=1>`_ abgerufen werden.

Aktivieren Sie außerdem die IMAP-Einstellung in Ihrem Google Mail-Konto.

Kann ich einen Office 365-Server verwenden?

Sie können einen Office 365-Server verwenden, wenn Sie openAPPone betreiben.

Bitte lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft <https://support.office.com/en-us/article/How-to-set-up-a-multifunction-device-or-application-to-send-email-using-Office-365-69f58e99-c550-4274-ad18-c805d654b4c4>`__ um ein SMTP-Relay und SMTP Auth für die IP-Adresse Ihres openAPPone zu konfigurieren.

Wie man einen G Suite-Server verwendet

Sie können einen G Suite-Server für jeden openAPPone-Hosting-Typ verwenden. Dazu müssen Sie den SMTP-Relay-Dienst einrichten. Die Konfigurationsschritte werden erklärt in Google documentation.

SPF-konform sein

Falls Sie SPF (Sender Policy Framework) verwenden, um die Zustellbarkeit Ihrer ausgehenden E-Mails zu erhöhen, vergessen Sie nicht, openAPPone als sendenden Host in Ihren Domainnamen-Einstellungen zu autorisieren. Hier ist die Konfiguration für openAPPone Online:

  • Wenn kein TXT-Eintrag für SPF eingestellt ist, erstellen Sie einen mit folgender Definition: v=spf1 include:_spf.appone.cloud ~all

  • Falls bereits ein SPF-TXT-Eintrag vorhanden ist, fügen Sie “include:_spf.appone.cloud” hinzu. Für einen Domainnamen, der E-Mails über openAPPone und über G Suite versendet, könnte dies z. B. so aussehen: v=spf1 include:_spf.appone.cloud include:_spf.google.com ~all

    Finden Sie hier <https://www.mail-tester.com/spf/>`__ die genaue Vorgehensweise für TXT-Einträge in Ihrem eigenen Domain-Registrar zu erstellen oder zu ändern.

Es kann bis zu 48 Stunden dauern, bis Ihr neuer SPF-Eintrag in Kraft tritt, aber normalerweise geht es schneller.

Note

Das Hinzufügen von mehr als einem SPF-Eintrag für eine Domäne kann zu Problemen mit der E-Mail-Zustellung und der Spam-Klassifizierung führen. Wir empfehlen stattdessen die Verwendung nur einen SPF-Eintrag zu verwenden, indem Sie ihn so ändern, dass er openAPPone autorisiert.

DKIM zulassen

Sie sollten dasselbe tun, wenn DKIM (Domain Keys Identified Mail) auf Ihrem E-Mail-Server aktiviert ist. Sie sollten Sie einen DNS-Eintrag “ihrerp._domainkey” CNAME hinzufügen zu “ihrerp._domainkey.appone.cloud” hinzufügen. Zum Beispiel für “foo.com” sollten sie einen Eintrag “ihrerp._domainkey.foo.com” haben der ein CNAME mit dem Wert “ihrerp._domainkey.appone.cloud” ist.

Einschränkung

Bitte beachten Sie, dass der Port 25 aus Sicherheitsgründen gesperrt ist. Versuchen Sie es mit 587, 465 oder 2525.

Wie man eingehende Nachrichten verwaltet

openAPPone verlässt sich auf generische E-Mail-Aliase, um eingehende Nachrichten abzurufen.

  • Reply messages der von openAPPone gesendeten Nachrichten werden an ihren ursprünglichen Diskussionsstrang (und in den Posteingang aller seiner Anhänger) über den catchall-Alias (catchall@) weitergeleitet.

  • Bounced messages werden an bounce@ weitergeleitet, um sie in openAPPone verfolgen zu können. Dies wird insbesondere im openAPPone Email Marketing verwendet um ungültige Empfänger abzumelden.

  • Original messages: Mehrere Geschäftsobjekte haben ihren eigenen Alias, um neue Datensätze in openAPPone aus eingehenden E-Mails zu erstellen:

    • Vertriebskanal (zum Erstellen von Leads oder Opportunities in openAPPone CRM),

    • Support-Kanal (zum Erstellen von Tickets in openAPPone Helpdesk),

    • Projekte (zum Erstellen neuer Aufgaben in openAPPone Project),

    • Stellenausschreibungen (zum Erstellen von Bewerbern in openAPPone Recruitment),

    • etc.

Abhängig von Ihrem Mailserver gibt es verschiedene Methoden, um E-Mails abzurufen. Die einfachste und empfehlenswerteste Methode ist die Verwaltung einer E-Mail-Adresse pro openAPPone Alias in Ihrem Mailserver zu verwalten.

  • Legen Sie die entsprechenden E-Mail-Adressen in Ihrem Mailserver an (catchall@, bounce@, sales@, usw.).

  • Legen Sie Ihren Domänennamen in den allgemeinen Einstellungen fest.

    ../../../../_images/alias_domain.png

  • Legen Sie in openAPPone für jeden Alias einen Eingangsserver an. Sie können dies auch in den Allgemeinen Einstellungen tun. Füllen Sie das Formular entsprechend den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters aus. Lassen Sie das Feld Aktionen bei eingehenden Mails leer. Sobald alle Informationen ausgefüllt sind, klicken Sie auf TEST & CONFIRM.

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