Von der Kundenrechnung zum Zahlungseinzug

openAPPone unterstützt mehrere Fakturierungs- und Zahlungsabläufe, so dass Sie die Workflows auswählen und nutzen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Ob Sie eine einzige Zahlung für eine einzige Rechnung akzeptieren oder eine Zahlung für mehrere Rechnungen abwickeln und Rabatte für vorzeitige Zahlungen gewähren wollen, Sie können dies effizient und genau tun.

Vom Rechnungsentwurf zur Gewinn- und Verlustrechnung

Wenn wir am Ende eines typischen “Order to Cash”-Szenarios verwenden, nachdem nachdem die Waren versandt wurden, stellen Sie eine Rechnung aus, nehmen die Zahlung entgegen; so dass die Kundenrechnung abgeschlossen ist; ggf. nachfassen, wenn Kunden in Verzug sind; und schließlich stellen Sie Ihre Einnahmen in der Gewinn- und Verlustrechnung dar und zeigen den Rückgang der Aktiva auf dem Bilanzbericht.

In den meisten Ländern erfolgt die Rechnungsstellung, wenn eine vertragliche Verpflichtung erfüllt ist. Wenn Sie die Ware an einen Kunden versenden, haben Sie die Vertragsbedingungen erfüllt und können ihn in Rechnung stellen. Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine Sendung schickt, hat er die die Bedingungen des Vertrags erfüllt und kann Ihnen eine Rechnung stellen. Daher sind die Vertragsbedingungen Vertrag erfüllt, wenn die Ware in den oder aus dem Lkw bewegt wird. An diesem diesem Zeitpunkt unterstützt openAPPone die Erstellung eines so genannten Rechnungsentwurfs durch z.B. Mitarbeiter des Lagers.

Erstellung von Rechnungen

Rechnungsentwürfe können manuell aus anderen Dokumenten erstellt werden, wie z B. Kundenaufträgen, Bestellungen, etc. Sie können einen Rechnungsentwurf aber auch direkt erstellen, wenn Sie möchten.

Der Kunde muss eine Rechnung mit den notwendigen Informationen erhalten, damit er die bestellten und gelieferten Waren und Dienstleistungen bezahlen kann. Sie muss auch andere Informationen enthalten, die für die Bezahlung der Rechnung wichtig sind.

Rechnungsentwürfe

Das System erstellt Rechnungen, die zunächst auf den Status “Entwurf” gesetzt werden. Solange diese Rechnungen nicht bestätigt sind, haben sie keine Auswirkungen auf die Buchhaltung im System. Nichts hindert die Benutzer daran, ihre eigenen Rechnungsentwürfe zu erstellen.

Lassen Sie uns eine Kundenrechnung mit folgenden Informationen erstellen:

• Kunde: Agrolait

• Produkt: iMac

• Menge: 1

• Einzelpreis: 100

• MwSt: 15%

Das Dokument besteht aus drei Teilen:

• oben auf der Rechnung die Kundeninformationen,

• den Hauptteil der Rechnung mit detaillierten Rechnungszeilen,

• unten auf der Seite, mit detaillierten Angaben zu den Steuern und den Gesamtbeträgen.

offene Rechnungen

Eine Rechnung enthält in der Regel die Menge und den Preis der Waren und/oder Dienstleistungen, das Datum, alle beteiligten Parteien, die eindeutige Rechnungsnummer und alle Steuerinformationen.

“Bestätigen” Sie die Rechnung, wenn Sie bereit sind, sie zu genehmigen. Die Rechnung geht dann vom Status “Entwurf” in den Status “Offen” über.

Wenn Sie eine Rechnung validiert haben, gibt openAPPone ihr eine eindeutige Nummer aus einer definierten und änderbaren Reihenfolge.

Senden Sie die Rechnung an den Kunden

Nachdem Sie die Kundenrechnung validiert haben, können Sie sie direkt an den Kunden über die Funktion “Per E-Mail versenden” senden.

Eine typische Journalbuchung, die aus einer geprüften Rechnung erzeugt wird, sieht wie folgt aus:

Konto	Partner	Fälligkeit	Soll	Haben
Forderungen	Agrolait	01/07/2015	115
Steuern	Agrolait			15
Erlöse				100

Zahlung

In openAPPone gilt eine Rechnung als bezahlt, wenn die zugehörige Buchungseintrag mit den Zahlungsbuchungen abgestimmt wurde. Wenn es kein Abgleich stattgefunden hat, bleibt die Rechnung im Status Offen bis Sie die Zahlung eingegeben haben.

Eine typische Journalbuchung, die aus einer Zahlung erzeugt wird, sieht wie folgt aus:

Konto	Partner	Fälligkeit	Soll	Haben
Bank	Agrolait		115
Forderungen	Agrolait			115

Erhalt einer Teilzahlung über den Kontoauszug

Sie können Ihre Kontoauszüge manuell in openAPPone eingeben, oder Sie können sie aus einer csv-Datei oder aus verschiedenen anderen vordefinierten Formaten entsprechend der Lokalisierung Ihrer Buchhaltung importieren.

Erstellen Sie einen Kontoauszug aus dem Dashboard Buchhaltung mit dem entsprechenden Journal und geben Sie einen Betrag von 100 € ein.

Abstimmen

Jetzt erfolgt die Abstimmung!

Sie können nun jede einzelne Transaktion durchgehen und abgleichen, oder Sie können eine Massenabstimmung mit Anweisungen am Ende durchführen.

Nach dem Abgleich der Posten im Blatt wird die zugehörige Rechnung nun angezeigt: “Sie haben ausstehende Zahlungen für diesen Kunden. Sie können sie abstimmen, um diese Rechnung zu bezahlen. “

Wenden Sie die Zahlung an. Unten sehen Sie, dass die Zahlung der Rechnung hinzugefügt wurde.