Überblick über den Rechnungsprozess¶

Abhängig von Ihrem Unternehmen und der Anwendung, die Sie verwenden, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Erstellung von Kundenrechnungen in openAPPone zu automatisieren. Normalerweise werden Rechnungsentwürfe vom System erstellt (mit Informationen aus anderen Dokumenten wie Kundenaufträgen oder Verträgen) und der Buchhalter muss die Rechnungsentwürfe nur validieren und die Rechnungen in Batch (per Post oder E-Mail) versenden.

Je nach Ihrem Unternehmen können Sie sich für eine der folgenden Möglichkeiten entscheiden Entwürfe von Rechnungen erstellen:

Verkauf¶

Auftrag ‣ Rechnung¶

In den meisten Unternehmen erstellen Vertriebsmitarbeiter Angebote, die nach ihrer Bestätigung zu Kundenaufträgen werden, sobald sie bestätigt sind. Anschließend werden Rechnungsentwürfe auf der Grundlage des Kundenauftrag erstellt. Sie haben verschiedene Optionen wie:

Manuelle Rechnung: Verwenden Sie eine Schaltfläche auf dem Verkaufsauftrag, um den Rechnungsentwurf auszulösen
Rechnung vor Lieferung: den gesamten Auftrag fakturieren, vor der Lieferung
Rechnung auf Basis des Lieferauftrags: siehe nächster Abschnitt

Rechnung vor Lieferung wird normalerweise von der eCommerce-Anwendung verwendet wenn der Kunde bei der Bestellung bezahlt und wir anschließend liefern. (vorausbezahlt)

Für die meisten anderen Anwendungsfälle wird empfohlen, die Rechnung manuell zu erstellen. Es ermöglicht es dem Verkäufer, die Rechnung bei Bedarf mit verschiedenen Optionen auszulösen: den gesamten Auftrag fakturieren, einen Prozentsatz (Vorschuss) fakturieren, einige Zeilen, einen festen Vorschuss in Rechnung stellen.

Dieser Prozess ist sowohl für Dienstleistungen als auch für physische Produkte geeignet.

Auftraga ‣ Lieferauftrag ‣ Rechnung¶

Einzelhändler und eCommerce fakturieren in der Regel auf Basis von Lieferaufträgen, anstelle von Kundenaufträgen. Dieser Ansatz ist für Unternehmen geeignet, bei denen die von Ihnen gelieferten Mengen von den bestellten Mengen abweichen können: Lebensmittel (Rechnung auf Basis der tatsächlichen kg).

Auf diese Weise können Sie bei einer Teillieferung nur das in Rechnung stellen, was Sie wirklich geliefert haben. Wenn Sie Nachbestellungen machen (einen Teil liefern und den Rest später), erhält der Kunde zwei Rechnungen, eine für jeden Lieferauftrag Bestellung.

eCommerce Auftrag ‣ Rechnung¶

Im Falle einer eCommerce-Bestellung wird die Bestellung auch erstellt, wenn sie vollständig bezahlt ist. Wenn Sie die Zahlung von Bestellungen per Scheck oder Banküberweisung zulassen, erstellt openAPPone nur einen Auftrag und die Rechnung, wenn die Zahlung eingegangen ist.

Verträge¶

Reguläre Verträge ‣ Rechnungen¶

Wenn Sie Verträge verwenden, können Sie Rechnungen auf der Grundlage von Zeit und Material Ausgaben oder festen Linien von Dienstleistungen/Produkten. Jeden Monat wird der Verkäufer die Rechnung auf der Grundlage der Aktivitäten im Vertrag aus.

Aktivitäten können sein:

feste Produkte/Dienstleistungen, die aus einem mit diesem Vertrag verbundenen Verkaufsauftrag stammen
gekaufte Materialien (die Sie erneut in Rechnung stellen werden)
Zeit und Material auf der Grundlage von Stundenzetteln oder Einkäufen (Unterauftragsvergabe)
Ausgaben wie Reise- und Übernachtungskosten, die Sie dem Kunden erneut in Rechnung stellen

Sie können Rechnungen am Ende des Vertrags ausstellen oder Zwischenrechnungen auslösen Rechnungen auslösen. Dieser Ansatz wird von Dienstleistungsunternehmen verwendet, die Rechnungen meist nach Zeit und Material abrechnen. Für Dienstleistungsunternehmen, die Rechnungen auf Festpreisbasis abrechnen, verwenden sie einen regulären Kundenauftrag.

Wiederkehrende Verträge ‣ Rechnungen¶

Bei Abonnements wird in regelmäßigen Abständen automatisch eine Rechnung erstellt. Die Häufigkeit der Rechnungsstellung und die in Rechnung gestellten Dienste/Produkte sind im Vertrag festgelegt.

Andere¶

Eine Rechnung manuell erstellen¶

Benutzer können Rechnungen auch manuell erstellen, ohne Verträge oder einen Kundenauftrag zu verwenden.Diese Vorgehensweise ist empfehlenswert, wenn Sie nicht den den Verkaufsprozess (Angebote) oder die Lieferung der Produkte oder Dienstleistungen verwenden müssen.

Auch wenn Sie die Rechnung aus einem Kundenauftrag generieren, müssen Sie möglicherweise in Ausnahmefällen Rechnungen manuell erstellen:

wenn Sie eine Erstattung erstellen müssen
Wenn Sie einen Rabatt gewähren müssen
wenn Sie eine Rechnung ändern müssen, die aus einem Kundenauftrag erstellt wurde
wenn Sie etwas in Rechnung stellen müssen, das nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehört

Spezifische Module¶

Einige spezielle Module können auch Entwürfe von Rechnungen erstellen:

Mitgliedschaft: Stellen Sie Ihren Mitgliedern jedes Jahr eine Rechnung aus.
Reparaturen: Berechnen Sie Ihre Dienstleistungen nach dem Verkauf

Neuordnung der Rechnungen¶

Es ist weiterhin möglich, die Rechnungen neu zu ordnen, allerdings mit einigen Einschränkungen:

Die Funktion funktioniert nicht, wenn die Einträge vor einem Sperrdatum liegen.
Die Funktion funktioniert nicht, wenn die Reihenfolge nicht mit dem Monat des Eintrags übereinstimmt.
Es funktioniert nicht, wenn die Sequenz zu einem Duplikat führt.
Die Reihenfolge der Rechnung bleibt unverändert.
Sie ist nützlich für Personen, die eine Nummerierung aus einer anderen Software verwenden und die das Jahr fortsetzen möchten, ohne von vorne zu beginnen.