Verschiedene Möglichkeiten, eine Zahlung zu erfassen¶
In openAPPone kann eine Zahlung entweder direkt mit einer Rechnung verknüpft werden oder ein eigenständiger Datensatz für die Verwendung zu einem späteren Zeitpunkt sein:
Wenn eine Zahlung mit einer Rechnung verknüpft ist, verringert sie den fälligen Betrag der der Rechnung. Sie können mehrere Zahlungen mit der gleichen Rechnung verknüpften.
Wenn eine Zahlung nicht mit einer Rechnung verknüpft ist, hat der Kunde ein ein ausstehendes Guthaben bei Ihrem Unternehmen, oder Ihr Unternehmen hat einen offenen Saldo bei einem Lieferanten. Sie können dieses ausstehende Guthaben/Lastschrift verwenden, um zukünftige Rechnungen zu bezahlen.
Bezahlen einer Rechnung¶
Wenn Sie eine Zahlung auf eine Kundenrechnung oder eine Lieferantenrechnung registrieren, wird die Zahlung automatisch mit der Rechnung abgeglichen, wodurch sich der fällige Betrag veringert.
Das grüne Symbol neben der Zahlungszeile zeigt weitere Informationen über die die Zahlung. Dort können Sie wählen, ob Sie die Journalbuchung öffnen oder die Zahlung abzustimmen.
Note
Wenn Sie eine Zahlung aufheben, ist sie zwar noch in Ihren Büchern registriert, aber nicht mehr nicht mehr mit der betreffenden Rechnung verknüpft. Wenn Sie die Abstimmung einer Zahlung in einer einer anderen Währung aufheben, erstellt openAPPone eine Journalbuchung, um den Wechselkursverlust/-gewinn zu stornieren, der zum Zeitpunkt des Abgleichs gebucht wurde.
Zahlungen, die nicht an eine Rechnung gebunden sind¶
Registrierung einer Zahlung¶
In der Anwendung Buchhaltung können Sie eine neue Zahlung erstellen über das Menü Menü Verkauf (Registrierung einer Kundenzahlung) oder im Menü Einkauf (Bezahlung eines Lieferanten). Wenn Sie diese Menüs verwenden, ist die Zahlung nicht mit einer Rechnung verknüpft, kann aber später leicht mit einer Rechnung abgeglichen werden.
Wenn Sie eine neue Zahlung registrieren, müssen Sie einen Kunden oder Lieferanten auswählen, die Zahlungsmethode und den Betrag der Zahlung. Die Währung der Transaktion wird durch die Zahlungsmethode festgelegt. Bezieht sich die Zahlung auf ein Dokument (Verkaufsauftrag, Bestellung oder Rechnung) bezieht, geben Sie die Referenz des dieses Dokuments in das Feld Memo ein.
Sobald dies bestätigt ist, wird eine Journalbuchung vorgenommen, die die Transaktion in der Buchhaltungsanwendung widerspiegelt.
Abgleich von Rechnungszahlungen¶
Der einfachste Weg, eine Zahlung mit einer Rechnung abzugleichen, ist, dies direkt auf der direkt auf der Rechnung.
Wenn Sie eine neue Rechnung validieren, warnt openAPPone Sie, dass eine ausstehende Zahlung für diesen Kunden oder Lieferanten vorhanden ist. In diesem Fall können Sie diese Zahlung mit der Rechnung in der Nähe der Summen am unteren Rand abgleichen, unter “Ausstehende Zahlungen”.
Abgleich all Ihrer ausstehenden Zahlungen und Rechnungen¶
Wenn Sie alle ausstehenden Zahlungen und Rechnungen auf einmal abstimmen möchten (anstatt sie einzeln abzustimmen), können Sie die Batch-Abstimmungsfunktion Funktion in openAPPone verwenden.
Die Funktion der Stapelabstimmung ist auf dem Dashboard auf den Karten Karte Kundenrechnungen und der Karte Lieferantenrechnungen zur Abstimmung von Debitoren bzw. Kreditoren.
Wenn beim Abgleich die Summe der Soll- und Habenbeträge nicht übereinstimmt nicht übereinstimmen, bedeutet dies, dass es noch einen Restsaldo gibt, der entweder zu einem späteren Zeitpunkt abgestimmt werden muss oder direkt abgeschrieben werden muss.
Geld von einem Bankkonto auf ein anderes überweisen¶
Genau wie bei einer Kunden- oder Lieferantenzahlung überweisen Sie Bargeld intern zwischen Ihren Bankkonten über das Dashboard oder über die Menüs oben.
Dies führt Sie zu demselben Bildschirm, den Sie auch für den Empfang und die Ausführung von Zahlungen verwenden.
Note
Wenn Sie eine interne Überweisung von einem Bankkonto auf ein anderes vornehmen, wählen Sie im Dashboard die Bank aus, von der Sie die Überweisung vornehmen möchten, und im Bildschirm Zahlungen registrieren wählen Sie die Überweisung an ein Konto aus. Gehen Sie nicht Sie diesen Vorgang nicht noch einmal für das andere Bankkonto durch, sonst haben Sie am Ende zwei Journaleinträge für dieselbe Transaktion.